| Apotheekwerk

Tips voor werving en selectie van kandidaten

Opstellen vacature

Voorbereiding

Het functieprofiel is de basis van de vacaturetekst. Je vindt deze profielen in de Cao Apotheken 2010-2011. Bepaal aan welke eisen uit het functieprofiel de nieuwe werknemer minimaal moet voldoen (kennis, competenties en ervaring). Het is van belang je apotheek te presenteren. Maak duidelijk waarom jouw apotheek uniek is, wat de cultuur in de apotheek is. Maar ook waarom het voor de nieuwe werknemer zo interessant is om juist bij jullie te komen werken.

Opbouw van de vacaturetekst

Na de voorbereiding, stel je de vacaturetekst op. Deze moet kort en bondig zijn met korte zinnen en een onderwerp per alinea. Maak de tekst actief en spreek de sollicitant aan (bijvoorbeeld "We bieden je een opleiding aan")

Een vacature kun je als volgt opbouwen:

Geef aan waarom deze baan in jouw apotheek zo interessant is voor een sollicitant.
Beschrijf de functie en benoem daarbij de eisen (opleiding, ervaring en competenties).
Benoem de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Geef de sollicitatieprocedure weer, de wijze van reageren en de sluitingstermijn.
Geef de naam en functie weer van degene die gebeld kan worden voor meer informatie.

Overigens kun je ook zonder vacaturetekst je vacature aanmelden bij Apotheekwerk. Echter wordt je vacature dan gepresenteerd zonder de unieke onderbouwing die jouw apotheek interessant maakt.

Selecteren kandidaten op basis van brief en cv

Selectie van kandidaten kun je in drie fasen doorlopen.

Tip: bespaar tijd door de sollicitatiebrieven en cv's pas door te lezen, nadat de sluitingsdatum is verlopen.

Eerste schifting
Tweede schifting
Eventuele derde schifting

Eerste schifting

Bij de eerste schifting ga je kort door de sollicitatiebrieven en cv's heen.

Je kijkt of:

de brief er verzorgd uitziet;
de sollicitant geïnteresseerd is;
het cv aanwezig is.

>> terug

Tweede schifting

Bij de tweede schifting ga je naar de cv' s kijken:

vergelijk het functieprofiel met de cv's;
let op gewenste kennis, competenties, ervaring en opleiding;
ken punten of plussen en minnen toe;
maak op basis hiervan een eerste ranglijst.

>> terug

Eventuele derde schifting

Als de eerste ranglijst meer kandidaten oplevert dan je wilt uitnodigen, is een derde schifting gewenst.

Bij de derde schifting ga je de brief doornemen.

Je kijkt of in de brief te lezen is:

wat de sollicitant te bieden heeft;
wat zijn of haar motivatie is;
wat zijn of haar ambities zijn.

Op basis hiervan kun je je eerste ranglijst verkleinen.
>> terug

Uitnodiging versturen

Je kunt je uitnodiging per post versturen of per mail. Daarin vermeld je in ieder geval:

datum en tijdstip van het sollicitatiegesprek;
plaats van het gesprek;
namen van aanwezigen;
doel van het gesprek.

Voorbereiden van het eerste sollicitatiegesprek

Om een gesprek goed voor te bereiden, heb je het volgende nodig:

Gevraagde kennis en competenties
Standaardvragen
Registratieformulier
Scoreformulier

Gevraagde kennis en competenties

In het functieprofiel staat welke kennis en competenties nodig zijn voor deze functie. Definieer vervolgens deze kennis en competenties. Je kunt hierbij gebruik maken van de definiëring van de competenties die de SBA al heeft gemaakt.

Ter bevordering van een goede voorbereiding van de kandidaat, kun je de competenties met bijbehorende definities van tevoren aan de sollicitant doorgeven. Dat vergroot de kans dat je sneller en beter aansluitende antwoorden krijgt.
>> terug

Standaardvragen

Formuleer voor het eerste gesprek een aantal vragen waarmee je de gevraagde kennis en competenties kunt achterhalen.

Je kunt hierbij gebruik maken van de STARR-methode.

De STARR-methode

De STARR-methode is een manier om competentiegerichte vragen te stellen. In een competentiegericht interview wordt gevraagd naar situaties uit het (recente) verleden. Competentiegerichte vragen hebben tot doel voorbeelden te verzamelen van concreet gedrag van een kandidaat. Voordelen van deze methode:

gedrag uit het recente verleden is de beste voorspeller voor de toekomst;
competentiegericht interviewen biedt een meer objectieve manier om selectiegesprekken te voeren;
het wordt makkelijker om kandidaten met elkaar te vergelijken (middels de scoring/waardering).

De meest geschikte vragen bij de STARR-methode zijn open vragen. Je vraagt naar:

Situatie
Taak
Actie
Resultaat
Reflectie

Door de STARR-methode krijg je niet alleen boven tafel waar de sollicitant goed in is, maar ook waarop hij/zij dat baseert. Zo kun je een goede inschatting maken van de persoon en zijn kwaliteiten.

Het is van groot belang dat je alle vijf componenten van de STARR invult. Alleen als de context bekend is, kan het gedrag van de persoon in kwestie worden beoordeeld. Bespreek met name recente situaties. Stel open vragen en maak aantekeningen. Schrijf alleen op wat de ander zegt of doet en niet wat je er van vindt. Een oordeel vel je pas later.
>> terug

Het registratieformulier

We adviseren om tijdens het sollicitatiegesprek aantekeningen bij te houden. Hierbij kun je gebruik maken van een registratieformulier.

Op dit formulier staan de vragen die je wilt stellen bij de onderdelen, zoals kennis en competenties.

Let op: bij het registreren vindt nog geen beoordeling plaats!
>> terug

Het scoreformulier

Je kunt een formulier maken met alle te bevragen onderdelen, met daarachter een mogelijkheid voor een score van bijvoorbeeld 1 (onvoldoende) tot 5 (uitstekend).

In het geval van 1 beheerst de kandidaat de competentie onvoldoende om de functie naar behoren te kunnen uitoefenen.

In het geval van 3 beheerst de kandidaat de competentie voldoende om de functie naar behoren te kunnen uitoefenen.

In het geval van 5 beheerst de kandidaat de competentie meer dan voldoende (uitstekend) om de functie naar behoren te kunnen uitoefenen.
>> terug

STARR methode

De STARR-methode wordt vaak gebruikt als interviewtechniek tijdens een sollicitatiegesprek. STARR staat voor: Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie.

Het basisidee van de STARR-methode is dat gedrag uit het recente verleden de beste voorspeller is van toekomstig gedrag. Het komt erop neer dat je naar voorbeelden vraagt van feitelijk (werk)gedrag dat te maken heeft met het functieprofiel. Daarmee probeer je te achterhalen of de kandidaat de functie waarop hij of zij solliciteert, goed zou kunnen vervullen.

Hieronder wordt de STARR-methode verder uitgelegd.

situatie
taak
actie
resultaat
de reflectie

open vragen
gesloten vragen
hypothetische vragen
suggestieve vragen

Situatie

In welke situatie bevond de kandidaat zich toen deze de gevraagde competentie vertoonde? Wat was de concrete situatie die leidde tot de gebeurtenis waarnaar wordt gevraagd?

Voorbeeldvragen om de situatie te achterhalen:

Je vertelt dat je goed bent in ... . Kun je een situatie beschrijven waarin dat duidelijk gebleken is?
Bij welk bedrijf werkte je toen?
Wanneer gebeurde dat?
Wie waren erbij aanwezig?

>> terug

Taak

Wat was de taak van de kandidaat? Wat werd er van hem of haar verwacht? Wat stelde hij of zij zichzelf ten doel. Wat waren zijn of haar verantwoordelijkheden?

Voorbeeldvragen om de taak te achterhalen:

Welke functie had je in die situatie?
Waar was je verantwoordelijk voor op dat moment?
Wat waren je taken?
Wat werd er van je verwacht?

>> terug

Actie

Wat heeft de kandidaat ondernomen om zijn of haar doel te bereiken? Of wat heeft hij of zij nagelaten te doen? Wat heeft hij of zij gezegd? Wat was zijn of haar gedrag?

Voorbeeldvragen om de actie te achterhalen:

Hoe heb je dat destijds aangepakt?
Wat heb je concreet gedaan?
Wat heb je precies op dat moment gezegd?
Wat dacht je op dat moment?
Welk gevoel had je daarbij?

>> terug

Resultaat

Wat was het effect van de ondernomen actie? Hoe liep het af? Is het doel bereikt?

Voorbeeldvragen om het resultaat te achterhalen:

Wat was het resultaat van je handelen?
Wat was het resultaat van je gedrag?
Welk effect had dit op jou?
Waarop heb je feedback op gekregen?
Waar heb je complimenten voor gekregen?

>> terug

De reflectie

Hoe kijkt de kandidaat terug op de gebeurtenis? Wat zou de kandidaat anders doen?

Voorbeeldvragen om de reflectie te achterhalen:

Wat had je beter kunnen doen?
Wat heb je geleerd?
Wat had je achteraf anders gedaan?

Als je er echt niet uit komt met een kandidaat, kun je hem een gesloten vraag stellen. Bijvoorbeeld: "Vind je dat je klantgericht bent?". Vrijwel iedereen geeft hier bevestigend antwoord op. Dan vraag je: "Waaruit blijkt dat?". Nu moet de kandidaat wel gaan werken.
>> terug

Open vragen

Open vragen zijn altijd vragen die beginnen met wat, hoe, wanneer of waarom. Het belangrijkste kenmerk van open vragen is, dat de vragen de gesprekspartner de ruimte geven om het antwoord precies zo in te richten als hij zelf wil. Door open vragen te stellen laat je de ander bepalen wat hij belangrijk vindt om te vertellen over een bepaald onderwerp. Hierdoor voelt de ander zich op zijn gemak en krijgt hij het gevoel dat zijn eigen inbreng gewaardeerd wordt. Open vragen leveren veel informatie op en daarmee ook belangrijke zaken die bij het stellen van alleen maar gesloten vragen onbesproken zouden blijven. Open vragen zonder onderwerp kunnen echter ook onduidelijkheid oproepen, doordat de gesprekspartner dan niet weet waarover hij informatie moet geven.
>> terug

Naast open vragen zijn er ook nog:
gesloten vragen
hypothetische vragen
suggestieve vragen

Gesloten vragen

In het algemeen duwen gesloten vragen degene die moet antwoorden al in een bepaalde richting. Hiermee wordt het aantal antwoordmogelijkheden ingeperkt. Er zijn twee soorten gesloten vragen:

Ja-nee vragen, waar alleen met een ja of nee op geantwoord kan worden.
Of-of vragen, waarin een keuze wordt voorgelegd, waar de ander uit kan kiezen.

De gesloten vraag werkt vaak remmend op de vrijheid van spreken, waardoor er minder informatie boven tafel komt. Er zijn echter situaties waarin gesloten vragen wel nuttig zijn. Gerichte gesloten vragen gebruik je wanneer je specifieke informatie nodig hebt of een aantal feiten wilt controleren. Gesloten vragen zijn ook effectief in situaties waarin je de gesprekspartner wilt forceren om een keuze te maken.
>> terug

Hypothetische vragen

Een veel gebruikte methode is het stellen van hypothetische vragen. Deze vragen zijn te herkennen aan constructies als: 'Stel je moet....' en 'Hoe zou je...?'. Hypothetische vragen blijken niet erg effectief te zijn. Het antwoord erop is namelijk hypothetisch. De kandidaat kan gemakkelijk een wenselijk antwoord formuleren, terwijl er geen enkele aanwijzing is dat hij ook in werkelijkheid zo zal reageren.
>> terug

Suggestieve vragen

Veel mensen hebben de neiging om tijdens een interview suggestieve vragen te stellen. Deze vragen zijn te herkennen aan formuleringen, zoals: 'Klopt het dat....?' of 'Ik veronderstel dat...'. Ook deze vragen zijn niet effectief. Het wenselijk antwoord wordt de kandidaat als het ware in de mond gelegd en de op deze manier verkregen informatie is misleidend. Vooral omdat de interviewer vaak niet onderkent dat hij de kandidaat naar het 'juiste' antwoord heeft geleid. Daarnaast zijn suggestieve vragen vaak gesloten vragen en deze zijn minder geschikt voor een selectie-interview. Ze leiden alleen tot 'ja' of 'nee', antwoorden die weinig informatie opleveren.
>> terug

Eerste sollicitatiegesprek

Het eerste sollicitatiegesprek heeft een aantal onderwerpen:
opening
informatie over de apotheek en de functie
vragen stellen aan de kandidaat
vragen van de kandidaat
afsluiting

Opening

Het doel van de opening is de kandidaat op zijn of haar gemak te stellen. Dit kan met informele vragen als:

heb je de apotheek makkelijk kunnen vinden?
wil je iets te drinken?

>> terug

Informatie over de apotheek en de functie

Bij dit onderwerp van het sollicitatiegesprek geef je informatie over de apotheek. Hoeveel mensen werken er, hoe werken jullie met elkaar, hoe lang bestaat de apotheek al?

Ook geeft je informatie over de functie.
>> terug

Vragen stellen aan de kandidaat

Je stelt de vragen die je van tevoren hebt geformuleerd. De antwoorden kun je bijhouden op het registratieformulier.

Hierbij is het belangrijk om de kandidaat zoveel mogelijk aan het woord te laten.
>> terug

Vragen van de kandidaat

Geef de kandidaat de ruimte om zelf vragen aan jou te stellen.
>> terug

Afsluiting

Je gaat in op de verdere sollicitatieprocedure en geeft aan wanneer de kandidaat iets van jou kan verwachten.
Tot slot neem je afscheid.
>> terug

Evaluatie van eerste sollicitatiegesprekken

Wanneer je alle sollicitatiegesprekken hebt gevoerd, kun je gaan beoordelen. Hiervoor maak je gebruik van het scoreformulier zoals je dat hebt opgesteld.

De belangrijkste vraag die hierbij beantwoord dient te worden is: heeft de kandidaat functierelevant gedrag vertoond of niet?

Bij het beoordelen kijk je op welk niveau de kennis of competentie aanwezig is bij de kandidaat. Let bij het beoordelen op een aantal mogelijke risico' s, zoals het halo-effect of projectie.

Op basis van de scoreformulieren kun je makkelijk een keuze maken met welke kandidaten je een tweede gesprek wilt hebben.

Informeer zo snel mogelijk alle kandidaten over de uitkomst van de eerste sollicitatieronde. Bedenk hierbij dat een zorgvuldig geformuleerde afweging om een kandidaat af te wijzen, het imago van jouw organisatie ten goede komt.

Tweede sollicitatiegesprek

Doelstellingen van het tweede sollicitatiegesprek kunnen zijn:

meer informatie krijgen over één of meerdere kandidaten, bijvoorbeeld door praktijksituaties voor te leggen of door een proefopdracht te laten vervullen;
collega's betrekken om ook een oordeel te vormen over de mogelijk nieuwe collega;
controleren of de eerste indruk klopt;
iemand anders uit de apotheek een oordeel laten vormen.

Definitieve keuze

Na een aantal gesprekken, eventuele opdrachten en het natrekken van referenties, kan een keuze worden gemaakt.

Zet alle gesprekken nog eens op een rij en vergelijk ze met elkaar. Hiervoor kunnen de volgende vragen nagelopen worden:

wie voldoet het beste aan de selectie-eisen?
wie past het beste bij onze apotheek en in het team?
wie past wat betreft loopbaanontwikkeling het beste bij onze organisatie en zal dus voor langere tijd kunnen blijven?
wie past het beste binnen de financiële mogelijkheden?
in wie heb je het meeste vertrouwen op een prettige samenwerking?

Leg de antwoorden naast elkaar en kijk welke kandidaat het beste scoort. De meest geschikte kandidaat nodig je uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek.

Arbeidsvoorwaardengesprek

Tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek komen minimaal drie onderwerpen aan bod:
Je motivatie
Je aanbod
Praktische zaken

Je motivatie

Hierbij leg je aan de kandidaat uit waarom je voor hem of haar gekozen hebt en vraagt om een reactie.
>> terug

Je aanbod

Je legt hierbij je aanbod voor. Het soort contract (bepaalde of onbepaalde tijd), de proeftijd, de arbeidstijden, de beloning en eventueel persoonlijke arbeidsvoorwaarden. Geef de kandidaat altijd enige bedenktijd om over het aanbod na te denken.
>> terug

Praktische zaken

Hieronder vallen de datum van indiensttreding, de werkgeversverklaring, banknummers enzovoort.

Hierbij kun je gebruik maken van een standaard arbeidsovereenkomst die voor jou is opgesteld door de SBA.
>> terug

Aantal risico's

Het is belangrijk dat je je bewust bent van het feit dat waarderen (beoordelen) subjectief is. Er zijn verschillende valkuilen, ofwel beoordelaarfouten die gemaakt kunnen worden. Het kennen van beoordelaarfouten verkleint het risico dat je ze maakt.

De risico's zijn de volgende:
halo-effect
horn-effect
invloed van de functiezwaarte
negatieve informatie weegt zwaarder
non-verbaal gedrag
projectie
middelen

Halo-effect

Bij de beoordeling blijkt dat men gemakkelijk een positief aspect laat uitstralen over een serie andere aspecten (halo = stralenkrans). "Vriendelijk kijkende mensen zijn echter niet altijd soepel in de omgang".
>> terug

Horn-effect

Als een negatief aspect uitstraalt over andere aspecten spreken we van het Horn-effect (Horn is de uitvinder). Bijvoorbeeld "slechte communicatieve eigenschappen" komt terug bij samenwerken, leiding geven, relaties onderhouden en ondernemerschap".
>> terug

Invloed van de functiezwaarte

Over het algemeen worden personen die een hogere functie hebben ook beter beoordeeld. Via het eerder besproken halo-effect straalt de gedachte 'iemand die zo'n functie heeft, moet wel goed zijn' over andere te beoordelen competenties uit.
>> terug

Negatieve informatie weegt zwaarder

Dit verschijnsel wordt veroorzaakt, doordat we eerst geneigd zijn te zoeken naar risico's. Positieve dingen vallen daardoor snel in het niet. Een goede methode om deze fout te vermijden is het vragen naar voorbeelden die het tegenovergestelde bewijzen. Als je bijvoorbeeld op grond van uitspraken van de beoordeelde denkt dat hij niet flexibel inzetbaar is, vraag dan voorbeelden te noemen waarmee hij of zij kan aantonen dit wel te zijn.
>> terug

Non-verbaal gedrag

Actieve, rechtop zittende mensen, die beweeglijk zijn en de beoordelaar aankijken, blijken positiever beoordeeld te worden.
>> terug

Projectie

Als een kandidaat op één of meerdere aspecten overeenkomsten vertoont met zaken die de beoordelaar ook zo doet, ervaart of heeft meegemaakt, leidt dat tot overwaardering. Bijvoorbeeld "hij is tenminste lekker direct in zijn communicatie".
>> terug

Middelen

Beoordelaars hebben meestal de neiging om te middelen in plaats van duidelijk hoog of lage scores te geven. "Het is niet heel goed en niet heel slecht, overal is wat voor te zeggen". Durf keuzes te maken en geef hoge of lage scores wanneer een kandidaat dat verdient.
>> terug